Näin aloitat

Tässä artikkelissa 

Asiakirjan lisääminen

Asiakirjaa käytetään tyypillisesti aina, kun halutaan dokumentoida jotain. Asiakirjalla voi tehdä mm. käyntiraportit, katselmusraportit, työn vaiheiden seurannan jne.

Asiakirjapohjia on itse helppo luoda tai muokata Visionin pohjaeditorilla.

Ohje pohjaeditorin käyttöön löytyy täältä.


Asiakirja eli tyhjä raporttipohja saadaan lisättyä +Lisää uusi -painikkeella ja valitsemalla asiakirja. 

Asiakirjat lisätään aina KANSIOT-näkymässä.

Valitaan sen jälkeen sopiva pohja joko etsimällä hakukentästä tai skrollaamalla sivua. Halutun pohjan saa valittua klikkaamalla sitä.

Pohjan voi vielä nimetä, mikäli tarpeellista. Nimeämisen jälkeen painetaan Lisää asiakirja.

Asiakirjan lisäämisen jälkeen asiakirja avautuu täytettäväksi.

---------------------------------------------------

Asiakirjan täyttäminen

Admicom Visionista löytyy monia erilaisia asiakirjapohjia, mutta asiakirjan toiminnot ovat pohjasta riippumatta samanlaiset.

Offline -toiminto:

Vision on selainpohjainen sovellus, joten tietojen tallentamiseksi toimiva verkkoyhteys on välttämätön. Visionia voi kuitenkin väliaikaisesti käyttää myös offline-tilassa, mikäli raporttia tehdessä tulee hetkeksi mennä alueelle, jossa mobiilidata ei ole saatavilla. Raportin voi avata täytettäväksi etukäteen verkkoyhteyden ääressä ja sen voi täyttää ilman yhteyttä ohjelmiston herjoista huolimatta. Kun saavut jälleen verkkoyhteyden ääreen, täytetyt tiedot tallentuvat palvelimelle automaattisesti. Varmistathan, että Vision ilmoittaa silloin asiakirjan alareunan infokentässä Tallennettu palvelimelle:


Asiakirjan muokkaaminen aloitetaan mitä tahansa kenttää klikkaamalla. 

Tekstikenttiä voidaan täyttää joko kirjoittamalla tai sanelemalla. Saneluominaisuus löytyy puhelimen tai tabletin näppäimistöstä mikrofoni -kuvakkeesta. Tämän ominaisuuden avulla laite muuttaa puheen tekstiksi.

Tekstikenttien lisäksi asiakirjoilla on usein muitakin elementtejä, mm. valintaruutuja tai valintalistoja, joiden tarkoitus on nopeuttaa raportin tekemistä. 

Valinnan saa tehtyä klikkaamalla valintaruutua. Vain valitut valintaruudut tulostuvat PDF-tulosteelle.

Valintalistojen avulla saadaan alasvetovalikosta esiin valmiit vastausvaihtoehdot.

Kuvia voidaan lisätä, kun asiakirjasta löytyy Lisää kuvia -painike. Kuvan voi ottaa asiakirjalle suoraan mobiililaitteella tai hakea valmiin kuvan galleriasta.

Kuvien lisäämisen jälkeen kuviin voi:

-lisätä kuvatekstiä kirjoittamalla tai sanelemalla Selite -kohtaan

-tallentaa kuvien taakse sijainnin

-lisätä lisää kuvia Lisää enemmän -painikkeella

Kun painetaan Tallenna, kuvat latautuvat asiakirjalle. 

Kuvien ottamisen jälkeen kuvia voi myös muokata. Klikkaamalla asiakirjalle lisätyn kuva pikkuikonia saa kyseisen kuvan aukeamaan isompana.

Tässä näkymässä voi muokata tarvittaessa kuvatekstiä, valita kuvan tulostumaan koko sivun levyisenä PDF-tulosteelle tai asettaa yksittäisen kuvan PDF:n kansikuvaksi. Oikeasta alareunasta voi myös:

-ladata kuvan laitteelleen (latausnuoli -painike)

-poistaa kuvan (roskakori -painike)

-piirtää kuvan päälle piirtotyökalulla (kynä -painike)

-muuttaa mobiililaitteella kuvan paikkaa, mikäli samassa osastossa on useampi kuva (tuplanuoli -painike)

Asiakirjalta löytyvältä Lisää tiedostoja -painikkeella voi tuoda asiakirjalle mitä tahansa liitteitä tai kuvattuja videotiedostoja.

Asiakirjan otsikoita on mahdollista nimetä uudelleen silloin, kun otsikon alla on katkoviiva. Otsikoiden sisältö saadaan tarvittaessa piilotettua näkyvistä klikkaamalla keltaista nuolipainiketta. Kolmen pisteen takaa voi vaihtaa otsikoiden järjestystä tai tehdä sivuvaihtoja PDF:lle. 

Kun asiakirja on valmis, sen voi merkitä valmiiksi sivun alalaidasta Merkitse asiakirja valmiiksi -painikkeesta. Tällöin kansiotasolla oleva valmiusastemittari laskee asiakirjan valmis-tilaan (vihreä värikoodi).

Asiakirja saadaan tulostettua PDF:ksi sivun ylä- tai alareunasta löytyvällä PDF-painikkeella. Ne kentät ja kohdat, joita ei ole täytetty asiakirjalta, eivät myöskään tulostu PDF-tulosteelle. 

Ennen PDF:ksi tulostamista voi myös muokata PDF-tulosteen ulkoasua tulostusasetuksista. Tulostusasetukset löytyvät PDF -painikkeen vieressä sijaitsevan kolmen pisteen takaa. Tämän painikkeen avulla voi myös:

-ladata kaikki kameralla raportille suoraan otetut kuvat

-poistaa koko asiakirjan

-lähettää asiakirjan muille käyttäjille sähköposti-ilmoituksen

-lisätä asiakirjan suosikkeihin kotinäkymään

-kytkeä seuraa -toiminnon päälle

-lukita asiakirjan muilta käyttäjiltä


Tulostusasetuksissa voi:

-lisätä tulosteelle kansilehden ja/tai sisällysluettelon

-lisätä kuviin ja toiminnon salliviin muihin kenttiin käyttäjän nimen ja aikaleiman tallennushetkestä

-lisätä omistajan allekirjoituksen: toiminto tulostaa asiakirjan omistajan allekirjoituksen tekstimuodossa PDF:n viimeiselle sivulle. Allekirjoituksen voi muokata käyttäjäasetuksissa. 

-aloittaa pääotsakkeet uudelta sivulta, eli aloittaa jokaisen pääosaston alkamaan uudelta sivulta PDF:llä. Mikäli haluaa itse määritellä sivunvaihdot, voi sen tehdä otsikoiden luona.

-Piilottaa pohjan nimen: valinta piilottaa asiakirjan ylätunnisteesta tai kansilehdestä pohjan alkuperäisen nimen. 

---------------------------------------------------

Kansion lisääminen

Tyypillisesti kansiota käytetään projektin tai hankkeen hallinnointiin. Uusi kansio kannattaa luoda aina jokaista eri kohdetta varten. Kansiot lisätään aina KANSIOT-näkymässä.

Kansio saadaan lisättyä +Lisää uusi -painikkeella. Valitaan vaihtoehdoista kansio.

Visionissa voi lisätä kahden tyyppisiä kansioita; tavallisia kansioita ja valmiita kansiorakenteita. Tavallinen kansio on lisättynä tyhjä, kun taas valmiisiin kansiorakenteisiin on jo luotu tietty kansiorakenne valmiiksi. Kansiopohja valitaan klikkaamalla haluttua pohjaa.

Valmiin kansiopohjan tapauksessa täytetään valinnan jälkeen tarvittavat tiedot, vähintään tähdellä merkityt ja kansion nimi (Huom! Tavallista kansiota lisätessä ohjelmisto vaatii vain kansion nimen). Painetaan sen jälkeen Lisää kansio.

Kansion lisäämisen jälkeen kansio avautuu ja se on valmis käytettäväksi. 


Alla tarkemmin tavallisen kansion ja valmiin kansiopohjan eroista:

Tavallinen kansio

Tyhjä kansio, johon pääsee lisäämään asiakirjoja, pohjakuvia, mittareita ja alikansioita.


Valmis kansiorakenne

Valmiilla kansiorakenteella tarkoitetaan kansiopohjaa, jonka sisään on jo määritelty tietyn tyyppisiin projekteihin, kohteisiin tai työmaihin valmis sisältö asiakirjoineen, alikansioineen ja muiden työkalujen osalta. Myös kohteen tai projektin tunnistekentät, jotka kysytään kansiota lisätessä, tulostuvat kansiosta tulostettaviin PDF-tulosteisiin automaattisesti, eli asiakirjoihin ei enää välttämättä tarvitse täyttää kohteen tietoja.

Vaikka kansiopohja on jo valmiiksi tehty, sen sisään voi jälkikäteenkin lisätä alikansioita, asiakirjoja jne. Kansiopohjia voi tehdä omaan tarpeeseen pohjaeditorilla, tarkempi ohje luettavissa täällä.


---------------------------------------------------

Haluatko nähdä, miten voit jakaa raportin tai kansion luettavaksi tai täytettäväksi toiselle henkilölle? Lue lisää jakamisesta täältä.

Asiakirjojen ja kansioiden lisäksi +Lisää uusi -painikkeella voidaan lisätä myös mittareita (esim. TR-Mittari), päiväkirjoja (esim. työmaapäiväkirja) tai pohjakuvia (esim. ViPu-listoja varten). Lue ohjeet työkaluista alta:

Mittarit

Päiväkirja

Pohjakuva