Pohjaeditori: Kansiopohjat

Tässä artikkelissa käydään läpi:

-Kansiopohjan tunnistekenttien lisääminen

-Miten muokataan olemassa olevaa kansiopohjaa

Kansiopohjalla tarkoitetaan valmista kansiorakennetta, joka helpottaa esim. uusien projektien ja asiakkuuskansioiden luomista ja hallintaa. Käyttämällä valmiiksi räätälöityjä kansiorakenteita pystyt helposti ja ketterästi lisäämään ympäristöösi kansion, joka sisältää valmiiksi projektissasi tarvittavat kansiot, asiakirjat ja muut työkalut. Saat myös lisättyä kohdekansiollesi valmiiksi vaadittavat tunnistekentät, joiden tiedot siirtyvät automaattisesti kaikille kansiosi sisältämille dokumenteille, kun tulostat ne PDF:ksi.

Ohje asiakirjapohjien muokkaamiseen löytyy täältä: https://ohjeet.kotopro.com/article/159-pohjaeditori-asiakirjapohjien-luominen-ja-muokkaaminen

1. Esimerkki valmiista kansiorakenteesta:

KANSIOPOHJAN LUOMINEN

2. Valitaan valikkopalkista "POHJAT"

3. Valitaan "UUSI POHJA"

4. Valitaan "Kansiopohja"

5. Nimetään kansiopohja sen rakennetta kuvaavasti ja klikataan "LUO"

KANSIOPOHJAN TUNNISTETIETOJEN LISÄÄMINEN

Vinkki! Kansiopohjalle kannattaa heti alkuun lisätä tarvittavat tunnistetietokentät. Nämä tiedot täytetään valmiin kansiopohjan lisäämisen yhteydessä ja ne tulevat aina mukaan kansiopohjan sisältämille dokumenteille, kun niitä tulostaa tai lähettää PDF:nä.

6. Aloitetaan tunnistetietojen lisääminen klikkaamalla "+" -painiketta otsikon "tunnistekentät" alla:

7. Tässä esimerkissä lisätään ensiksi tunnistetieto, josta tulee kansion nimeäjä. Tämä on tyypillisesti kohteen nimi (osoite, taloyhtiö, asiakkaan nimi tms.). Kirjoita tunnisteen nimi sille tarkoitettuun kenttään.

8. Kun olet nimennyt tunnistekentän, valitse seuraavat asetukset tarpeen mukaan:

-Vaadittu: Valinta tekee kansiota lisättäessä kentästä pakollisen, eikä anna lisätä kansiota, ellei kenttää ole täytetty

-Kansion nimeäjä: Luotu kansio käyttää tähän kenttään syötettyä arvoa kansion nimenä. Tämä valinta voi olla vain yhdessä tunnistetiedossa kerrallaan per kansio.

9. Kun tarvittavat valinnat on tehty, klikataan "LISÄÄ".

Tunnistekenttien molemmat valintatäpät voi myös jättää laittamatta. "Vaadittu" -täpän puuttuessa kansiota lisättäessä kyseinen kenttä jää vapaaehtoiseksi täyttää. Mikäli kansion nimeäjää ei ole valittuna missään tunnisteessa, pyytää ohjelmisto nimeämään kansion sitä luodessa erikseen.

10. Kun kaikki tarvittavat tunnisteet on lisätty, tunnisteikkunan voi sulkea.

KANSIOPOHJAN KANSIORAKENTEEN LUOMINEN

11. Luodaan seuraavaksi valmis kansiorakenne. Klikataan "+" -merkkiä "KANSIORAKENNE" -otsikon alta:

12. Näin avautuu valikko, josta saadaan vaihtoehdot kansiorakenteen sisällölle. Aloitetaan esimerkkinä lisäämällä kansio, joka sisältää raportteja:

13. Nimetään kansio sopivalla tavalla ja klikataan "LISÄÄ":

14. Luotua kansiota lähimpänä olevaa "+" -merkkiä klikkaamalla kansioon voi lisätä asiakirjoja tai muita tarvittavia elementtejä:

15. Lisätään kansioon raportointia varten tarvittavia asiakirjoja.

16. Avautuu valikko, joka sisältää kaikki käytössä olevasta Vision-ympäristöstä löytyvät asiakirjapohjat:

17. Etsitään listalta haluttu pohja:

18. Valitaan pohja. Pohjan nimen voi halutessaan muuttaa. Klikataan "LISÄÄ":

19. Voimme jatkaa samalla metodilla elementtien lisäämistä saman kansion sisälle klikkaamalla uudestaan lähintä "+" -painiketta:

20. Kun halutaan lisätä materiaalia luomamme alikansion ulkopuolelle, klikataan loitompana olevaa "+" -painiketta:

21. Kansiopohjamme rakenne voi sisältää elementtejä myös ilman alikansioita. Samalla lisäämismetodilla voimme lisätä myös mittarin, päiväkirjan tai valmiin tyhjän pohjakuvatyökalun.

22. Lisätessämme pohjakuvatyökalua nimetään kyseinen työkalu kuvaavalla tavalla:

23. Esimerkki valmiista kansiorakenteesta:

VALMIIN KANSIOPOHJAN MUOKKAAMINEN

24. Valitaan POHJAT -näkymän listalta kansiopohja, jota halutaan muokata. Kansiopohjiin tehdyt muutokset vaikuttavat ainoastaan tuleviin kansioihin.

25. Sekä tunnistetietoja että valmiita elementtejä voi poistaa klikkaamalla niiden oikealta puolelta löytyvää roskakori-ikonia:

26. Sekä tunnistetietojen että valmiiden elementtien nimiä voi muuttaa klikkaamalla nimen päältä:

27. Sekä tunnistetietoja että elementtejä voi lisätä jälkikäteen klikkaamalla otsikon alta löytyvää "+" -merkkiä.

VALMIIN KANSIOPOHJAN KÄYTTÖ

28. Kun halutaan lisätä kansiopohja käyttöön, navigoidaan KANSIOT -näkymään:

29. Klikataan oikeasta yläkulmasta "LISÄÄ UUSI" -painiketta.

30. Valitaan "KANSIO"

31. Kansiopohjan voi etsiä suoraan hakupalkista sen nimellä tai selaamalla listausnäkymää. Valmiit kansiopohjan tunnistaa niiden ikonista löytyvästä tähdestä. Tavallinen kansiopohja on tyhjä kansio.

32. Valitaan haluttu kansiopohja klikkaamalla sitä.

33. Täytetään kansiopohjalle asetetut tunnistekentät. Mikäli kansiopohjalle on valittu kansion nimeäjä, kansio nimetään automaattisesti kyseiseen kenttään syötetyn arvon mukaan.

34. Kun tiedot on täytetty, klikataan "LISÄÄ KANSIO"

35. Kansiopohja on nyt valmis käyttöön!

36. Kansioon voi yhä lisätä uusia elementtejä "LISÄÄ UUSI" -painikkeesta: